Kada vam se prepuni folder "My Documents" i njegovi podfolderi velikim brojem Word-ovih dokumenata, sledi "veliko spremanje", odnosno sortiranje i brisanje nepotrebnih dokumenata. Za ove potrebe najčešće koristimo Windows Explorer ili neki drugi fajl-menadžer kada svaki put kada nam naziv dokumenta ne govori ništa - moramo "ručno" da otvorimo dokument, i procenimo da li je bitan ili nije. Ova procedura nam može oduzeti mnogo vremena, ali postoji način kako mnogo brže odraditi ovaj posao.
MS Word od verzije 97 (znači i 2000 i XP) poseduje mogućnost pregleda dokumenta (Preview) u okviru dijalog prozora "File Open". Zato pokrenite MS Word i izaberite meni "File> Open", te pređite u folder gde su vam smešteni dokumenti. Ukoliko okno za pregledanje dokumenta u okviru dijaloga nije dostupno, kliknite ikonu "Preview" (druga sa desne strane, u gornjem desnom uglu dijaloga), tj. strelicu pored ikone "Views" u Word-u 2000, a zatim izaberite "Preview". Ukoliko odmah ne možete da pronađete pravo dugme, zadržite pokazivač miša iznad svakog od dugmadi da biste videli tooltip.
Kada kliknete da neki od dokumenata u levom oknu, u desnom oknu ćete videti sadržaj samog dokumenta. Za brisanje dokumenta, kliknite na naziv dokumenta koji želite da obrišete i proverite u Preview oknu da li je stvarno nepotreban. Kliknite ponovo na naziv dokumenta, ali ovaj put desnim tasterom i izaberite opciju "Delete". Kliknite "Yes" u novom dijalogu za potvrdu brisanja. Ovde možete obrisati i više dokumenata odjednom, s tim što ih prethodno treba selektovati (držeći taster Ctrl i kliktanjem na nazive dokumenata). Kod sortiranja, oformite nove potrebne foldere, te jednostavnom tehnikom "prevuci-i-pusti" (drag-n-drop) pokazivačem miša ispremeštajte dokumente u odgovarajuće foldere.