Vremenom će se, koristeći program "Microsoft Outlook", njegov folder "Inbox" prepuniti poštom. Ukoliko niste formirali pravila za razvrstavanje pošte uz pomoć "Rules Wizard"-a (korišćenje smo objasnili u jednom od prethodnih priloga) ne treba da brinete, postoji i druga mogućnost za uređenje pošte. Rešenje je u malo poznatoj alatki "Organize", koja će vam ponuditi veliko olakšanje u razvrstavanju dolazeće pošte u odgovarajuće foldere.
Kada vam se folder "Inbox" prepuni uradite sledeće:
- U okviru "Inbox" foldera izaberite poruku od pošiljaoca čije poruke želite da svrstate u jedan poseban folder.
- Otvoriće vam se alatka "Organize" sa izabranom opcijom "Using Folders". U ovom prozoru ćemo mnogo lakše kreirati pravilo za razvrstavanje, nego da to činimo uz pomoć čarobnjaka "Rules Wizard".
- Pod drugom stavkom imate već kreiran kriterijum za razvrstavanje. Iz liste "Create a rule to move new messages" već je izabrano "from" (može da bude i "sent to"), a sam pošiljalac je nalazi u sledećem polju. Na nama samo ostaje da iz druge padajuće liste izaberemo odgovarajući folder.
- Kada kliknete na padajuću listu foldera, a namenski folder nije izlistan, izaberite opciju "Other folder...". Otvoriće vam se dijalog prozor "Select Folder" u kome treba da pronađete odgovarajući smeštajni folder i kliknete na dugme "OK".
- U slučaju da folder niste pripremili, možete kreirati novi. U istom dijalogu kliknite na "New" i u polje "Name" unesite prigodni naziv novog foldera. Kliknite zatim dva puta na "OK" da bi zatvorili sve dijaloge, i novi folder će biti izabran u listi.
- Sve što vam preostaje, je da kliknete na dugme "Create" kojim na lakši način kreiramo novo pravilo za razvstavanje. Dobićete obaveštenje o uspostavljanju novog pravila, i to sa upitom da li želite da se novo pravilo primeni, i na već pristiglu poštu. Ako izaberete "Yes" pravilo će biti primenjeno i na nove i na postojeće poruke, a ako izaberete "No" - pravilo će biti primenjivano samo ubuduće.