Outlook automatski može da formatira sve mail-ove u vašem Inbox folderu, i to u skladu sa uslovima i podešavanjima koja ste vi izabrali. Postoji mnogo uslova po kojima prikaz može biti podešen, uključujući tu i zavisnost od pošiljaoca, naslova (subject-a), i ključnih reči koje se nalaze u telu poruke. Takođe, možete istovremeno odrediti višestruke uslove. Na primer, možda ćete želeti da sve mejlove dobijene od svog poslovnog partnera, u vezi sa projektom "X", obojite u crvenu boju (u okviru fodlera Inbox). U tom slučaju, moraćete da postavite dva uslova: 1) mail treba da je stigao od datog poslovnog partnera; i 2) mail mora da sadrži reči "projekat X" u naslovu ili telu poruke.
Da bi vam ova priča bila jasnija, prikazaćemo vam i primer gde ćemo formatirati sve mail-ove koji stignu od određene osobe, tako što ćemo ih obojiti u neku boju. Pri tome ćemo dodirnuti i druga podešavanja.
- U Outlook-u izaberite padajući meni "View> Current View> Customize Current View". Prikazaće vam se "View Summary" dijalog prozor.
- Kliknite dugme "Automatic Formatting" i pojaviće se novi dijalog prozor. Prvih pet stavki u listi "Rules for this view" jesu podrazumevana Outlook-ova podešavanja za prikaz. Ova podešavanja možete izmeniti tako što ćete ih selektovati i modifikovati atribute u sekciji "Properties of selected rule" ovog dijaloga.
- Zbog našeg primera, kliknućemo dugme "Add". U listi će se naći nova stavka "bez naslova" (Untitled). U polje "Name" unesite prigodan naziv za ovo pravilo formatiranja. Ovaj naziv će se pojaviti samo u ovom prozoru, tako da treba da mu date odgovarajući naziv kako biste kasnije prepoznali o čemu se radi (kod brisanja ili izmena).
- Kliknite dugme "Font" i izaberite atribute fonta, tj. način na koji će se prikazati e-mail koji bude ispunjavao ovo pravilo. Nakon podešavanja fonta kliknite "OK".
- Potom, kliknite dugme "Condition". U novom "Filter" dijalogu biće ponuđen izbor velikog broja uslova. Najkorišćenija od ponuđenih kartica je "Messages". Prvo gornje polje je za unos traženog teksta u mail-u (kao što je npr. "projekat X"). U polje "Search for the word(s)" unesite "projekat X", a ispod izaberite "subject field and message body". U polje "From" unesite e-mail adresu vašeg poslovnog partnera. Na ove tri kartice možete postaviti veliki broj uslova koji će se primeniti kao pravilo. Ako u adresaru već imate adresu partnera, jednostavno kliknite dugme "From" i adresu izaberite iz ponuđene liste.
- Kada ste uneli sve uslove za ovo pravilo, kliknite "OK" u okviru "Filter" dijaloga. Nakon ovoga možete dodavati još pravila, jednostavnim klikom na dugme "Add" i ponavljanjem prethodno objašnjene procedure. Po završetki kliknite "OK", prvo u dijalogu "Automatic Formatting", a zatim i u dijalogu "View Summary".
Outlook 2000 je svestrana alatka koja može da organizuje vaše mejlove na najbolji mogući način, a sve u cilju efektivnijeg rada. Zašto onda ne iskoristiti prednost koju nudi ova funkcionalnost?