Vrlo korisna opcija koja je implementirana u MS Excel je i uslovno formatiranje ćelija u zavisnosti od sadržaja svake ćelije. Na ovaj način, recimo, možete promeniti pozadinsku boju ćelije (u crveno) kada vrednost u ćeliji pređe ispod nula, u slučaju da pratite stanje na vašem tekućem računu. Na ovaj način vas Excel automatski upozorava o "nedozvoljenom minusu", promenom pozadinske boje ćelije. Kreiranje uslovno formatiranih ćelija ide na sledeći način:
Selektujte ćelije kojima želite da uslovno promenite boju Izaberite meni "Format -> Conditional Formatting..." Za korišćenje vrednosti selektovanje ćelije u formatiranju, izaberite "Cell Value Is" u prvom polju. Ovo znači da će kriterijum za uslovno formatiranje biti vrednost u ćeliji. U sledećem polju birate izraz za upoređivanje, u našem slučaju to će biti "less than". I u poslednjem, trećem polju unosimo konstantu ili formulu, u našem uslovnom formatiranju unećemo nulu (0) Pritisnite sada dugme "Formatting..." i otvoriće vam se dijalog prozor za formatiranje date ćelije, tj. kako će ćelija izgledati ako je ispunjen prethodni uslov U dijalog prozoru imate tri kartice: prva je vezana za sva podešavanja fonta (stil, podcrtavanje, senčenje i dr.), druga kartica je namenjena za podešavanje linijskih ivica oko ćelije (možemo recimo podebljati ivice...) i treća kartica je namenjena za podešavanje pozadinske boje ćelija. Na trećoj kartici ćemo u našem slučaju izabrati crvenu boju Za dodavanje uslova pritisnite taster "Add...", moguće je navesti do tri uslova Na kraju pritisnite dugme "OK".
U slučaju da nijedan od navedenih uslova nije ispunjen, ćelije će zadržati postojeće oblikovanje. I jedna napomena, ukoliko se koristi više uslova u kriterijumu, i ako je više navedenih uslova zadovoljeno, Excel primenjuje formatiranje vezano samo za prvi ispunjeni uslov.