Šabloni će vam omogućiti da drastično povećate produktivnost u samom Excel-u, ali i u drugim aplikacijama paketa MS Office. Šabloni (Template) su tipizirani uzorci (modeli, obrasci) dokumenata koji služe da se na osnovu njih kreira veliki broj istih dokumenata. Tipičan primer su fakture - računi, pokrenite MS Excel i izaberite "File -> New". U sledećem dijalog prozoru pređite na karticu "Spreadsheet Solutions", i u donjem oknu biće prikazani svi šabloni koji dolaze uz instalaciju Office-a. Nas u ovom slučaju interesuje "Invoice" tj. šablon jedne fakture, odaberite ovu opciju i kliknite na "OK" . Otvoriće vam se dati šablon, u stvari u memoriju će se učitati kopija šablona, a original će ostati netaknut. Svi Office šabloni se nalaze u folderu "C:\Program Files\Microsoft Office\Templates", tu ćete naći naš otvoreni šablon, i koji u slučaju Excel-a imaju ekstenziju " * . xlt ". Inače Excel dokumenti imaju ekstenziju "* . xls", ali svaki naš običan dokument može postati šablon ako ga jednostavno preimenujemo sa ekstenzijom "xlt".
Sada ćemo kreirati sopstveni šablon:
- Kreirajte novu radnu svesku, ili otvorite neku postojeću.
- Sada u prazne radne listove unesite sva potrebna formatiranja, formule, naslove, grafikone i dr.
- Sa padajućeg menija izaberite "File -> Save As" , dobićete dijalog "Save As".
- U polju "Save As Type" izaberite "Template", dajte naziv šablonu i pritisnite "OK".
Kada se ovu radnu svesku snimili kao šablon, otvaranje se vrši preko "File -> New" i šablon će imati ikonu Excel-ovog dokumenta. Da bi uneli neke izmene u postojeće šablone, idite preko menija "File -> Open" kao što i inače otvarate ostale dokumente. Na ovaj način ste otvorili original šablona, a ne njegovu kopiju, ubacite sve planirane izmene i zatvorite šablon.
Znači, kada otvaramo šablon kao kopiju, obavezno idemo preko dijalog prozora "File -> New" (i izaberemo željeni šablon), a kada želimo da napravimo izmene na šablonu otvaramo ga kao i svaki drugi dokument.