Excel poseduje odličnu mogućnost za prikaz velike količine podataka, preko različitih nivo detaljnosti. Ovaj način prikazivanja se naziva Outline (okvirni) prikaz i pogodan je za brz i lak pregled podataka. Ova mogućnost se izvodi uz pomoć više alatki: Subtotals, Consolidate i Summary report. Jedan od najlakših načina za izradu Outline pregleda je uz pomoć komande sa menija "Data> Group and Outline> Auto Outline".
Ovom alatkom Excel pronalazi podatke i formule u aktivnom radnom listu i na osnovu njih, određuje položaj zbirnih podataka (suma, ukupno...) i samih pojedinačnih podataka. Kao primer okvirnog prikaza, pogledajte radni list na slici. Mali simboli u gornjem levom uglu (1 i 2) prikazuju, u stvari, dva nivo pregleda. Prvi, gde se vide samo zbirni, sumarni svi podaci (gornji deo slike), i drugi gde se vide svi podaci (donji deo slike). Naravno, broj nivo nije ograničen. U našem primeru, red broj 5 sumira podatke od reda 2 do reda 4, a red 11 zbraja vrednosti iz redova od 8 do 10.
Za sažimanje i širenje pregleda koristićete simbole plus (+) i minus (-), koji se nalaze u marginama radnog lista. Osim ovog načina, sažimanje i širenje možete odraditi i preko linije menija:
- Selektujte sumarnu ćeliju za određenu grupu podataka, koju želite da skupite (na slici je to ćelija B11).
- Izaberite meni "Data> Group and outline> Hide Detail".
Proširivanje ide na isti način samo što birate opciju "Data> Group and Outline> Show Detail". Kada prezentujete jedan ovakav list drugim licima, a ne želite da se vide simboli u marginama sa širenje i skupljanje, možete ih sakriti. Izaberite meni "Tools> Options", pa pređite na karticu "View" i poništite polje za potvrdu - "Outline Symbols".