Ukoliko već nemate workgroup information file (WIF - fajl sa informacijama o radnoj grupi) sa jedinstvenom šifrom grupe (WID), kreirajte novu radnu grupu (novi WIF) i ovo će vam biti prvi korak u obezbeđivanju vaše baze podataka - ako ne i najvažniji. U Access-u 2000, možete koristiti User-Level Security čarobnjak (meni "Tools -> Security") da bi osigurali bazu podataka. Ovim prepuštate čarobnjaku da kreira novu radnu grupu za vas. Takođe, čarobnjak može da vam kreira i izveštaj koji sadrži informacije koje će vam biti potrebne u slučaju sami kreirate (ručno) WIF. Ukoliko želite da kreirate WIF bez čarobnjaka, ili radite sa starijom verzijom Access-a, potrebno je da sami kreirate novu radnu grupu.
Kreiranje nove radne grupe ide u sledećim koracima:
- Ukoliko ste u Access-u, izađite iz programa.
- Na osnovu tabele (na slici), pronađite program Wrkgadm.exe - Workgroup Administrator, pokrenite ga i kliknite "Create".
- Dobićete dijalog prozor u kome unosite: Name - naziv radne grupe, Organization - organizacija i Workgroup ID - šifru radne grupe. Šifra radne grupe može biti dugačka 20 karaktera (slova i brojevi). Ovaj podatak zapišite sebi na sigurno mesto.
- U sledećem dijalog prozoru "Workgroup Information File", unesite novo ime za fajl sa podacima o radnoj grupi i kliknite na "OK". Ako želite da novi fajl snimite na drugom mestu kliknite dugme "Browse".
- Kada unesete sve podatke o grupama i korisnicima, iskopirajte fajl na sigurno mesto. Jer u slučaju da vam se ovaj fajl ošteti ili se izbriše, gubite pristup svim bazama podataka koje ste obezbedili preko datog WIF-a. Ako se ovo desi, jednostavno iskopirajte, sigurnosnu kopiju u isti direktorijum. U slučaju da backup fajl nije dostupan, ponovo kreirajte identičnu kopiju WIF-a, pri ovome morate uneti baš sve, i grupe , i korisnike.