Једна од великих предности MS Wordа јесте могућност да снимите одвојене верзије истог документа, и то унутар само једног Word фајла. Уколико желите да снимите промене које направите током дужег рада на једном документу, можете снимити вишеструке верзије унутар истог документа
Овим ћете и уштедети простор на диску, пошто ће Microsoft Word снимити само разлике између верзија, а не целе копије верзија. Пошто снимите неколико верзија документа, можете се вратити назад и прегледати, отварати, и чак брисати неке од ранијих верзија.
Верзије документа можете снимати на два начина, мануелно или аутоматски:
- Мануелно - У било које време када будете желели да направите "снимак" тренутног стања документа, можете то стање забележити као "верзију" документа. На пример, можете снимити верзију документа пре него је пошаљете на преглед и ревизију и пошто вам врате прегледан документ са исправкама. Да бисте ово одрадили, изаберите падајући мени File> Versions.... У новом дијалог прозору потребно је само да кликнете дугме Save Now. Након тога отвориће се још један мали дијалог, у који можете унети кратки опис и коментар дате верзије документа.
- Аутоматски - Можете одредити да Word аутоматски снима различите верзије вашег документа, и то сваки пут када се документ затвара. Ово је корисно када, на пример, желите да испратите ко је начинио измене у документу и када. Да бисте аутоматски снимали вишеструке верзије истог документа, изабраћете исти мени - File> Versions..., само што ћете у дијалог прозору Versions in ... потврдити поље Аutomatically save a version on close. На крају само кликните дугме Close, за затварање дијалога.