Ако имате податке које држите у Word табелама, па временом њихов број превазиђе могућност лаког тражења и претраживања (два различита појма), препорука је да податке пребаците у базу података. Одатле ће вам и претраживање података, и уопште њихова организација бити много лакша. Најбоље решење је премештање у компатибилну Access базу података. Постоје две могућности за трансформацију података, прва је да увезете податке у неку одредишну табелу, а друга је да извршите једноставно "копирање и уметање" (copy and paste).
Ова друга могућност је много једноставнија, па ћемо је објаснити. Пре свега, морате да утврдите да су подаци у Word документу организовани у табелу или да су раздвојени табулатором. Да бисте преместили, или ископирали податке из Word-а урадите следеће:
- У Word-у селектујте податке које желите да сместите у базу података (значи не морате целу табелу). Кликните на прву ћелију и држећи притиснут леви тастер миша вуците надоле низ табелу, све до последњег жељеног податка.
- Ако желите да потпуно преместите податке из Word документа, изаберите мени "Edit> Cut", а уколико желите да само ископирате податке - изаберите мени "Edit> Copy". Можете ове радње одрадити и тако што кликнете десним тастером изнад селектованих поља, и затим из приручног менија изаберете Copy или Cut.
- Покрените Access и отворите одредишну табелу или форму. Преко менија "Edit> Paste Append" извршите копирање тј. уметање података у табелу и то на крај постојећих записа.
- Уколико желите постојеће податке у Access табели да замените онима из Word документа, мораћете да селектујете слогове у Access табели и изаберете "Edit> Paste".