Када вам се препуни фолдер "My Documents" и његови подфолдери великим бројем Word-ових докумената, следи "велико спремање", односно сортирање и брисање непотребних докумената. За ове потребе најчешће користимо Windows Explorer или неки други фајл-менаџер када сваки пут када нам назив документа не говори ништа - морамо "ручно" да отворимо документ, и проценимо да ли је битан или није. Ова процедура нам може одузети много времена, али постоји начин како много брже одрадити овај посао.
MS Word од верзије 97 (значи и 2000 и XP) поседује могућност прегледа документа (Preview) у оквиру дијалог прозора "File Open". Зато покрените MS Word и изаберите мени "File> Open", те пређите у фолдер где су вам смештени документи. Уколико окно за прегледање документа у оквиру дијалога није доступно, кликните икону "Preview" (друга са десне стране, у горњем десном углу дијалога), тј. стрелицу поред иконе "Views" у Word-у 2000, а затим изаберите "Preview". Уколико одмах не можете да пронађете право дугме, задржите показивач миша изнад сваког од дугмади да бисте видели tooltip.
Када кликнете да неки од докумената у левом окну, у десном окну ћете видети садржај самог документа. За брисање документа, кликните на назив документа који желите да обришете и проверите у Preview окну да ли је стварно непотребан. Кликните поново на назив документа, али овај пут десним тастером и изаберите опцију "Delete". Кликните "Yes" у новом дијалогу за потврду брисања. Овде можете обрисати и више докумената одједном, с тим што их претходно треба селектовати (држећи тастер Ctrl и кликтањем на називе докумената). Код сортирања, оформите нове потребне фолдере, те једноставном техником "превуци-и-пусти" (drag-n-drop) показивачем миша испремештајте документе у одговарајуће фолдере.